O segredo do sucesso na conciliação de cartão: quando a ferramenta encontra o processo

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Não são poucos os varejistas que nos procuram desejando conciliar e manter bem controlada as vendas e as antecipações do cartão de crédito. Este movimento é louvável e mostra como o varejo despertou para o monitoramento deste principal meio de pagamento. O cartão de crédito que em algumas capitais já respondem por mais de 80% das vendas.

Mas quando colocamos o monitoramento e a conciliação automática para funcionar, encontramos algumas divergências nas transações. Geralmente são vendas que não passaram pelo TEF e que portanto foram inseridas manualmente pelo operador do sistema no ERP. Quando começamos a investigação para verificar o por quê do ocorrido, sempre encontramos falhas de processo na operação de caixa.

Controle da operação

Muitas vezes no afã de prestar um bom serviço, passa-se por cima de regras impostas pela gerência justamente para que a inconformidade nos processos seja evitada. Mas precisamos de uma medida certa entre controlar e atender as necessidades dos clientes. Por mais importante que seja não deve levar a perda de controle da operação. Como desenvolvedores de solução para o varejo, sempre ficamos pressionados para poder permitir fazer tudo o que o cliente gostaria mas sempre manter o controle da operação, e a linha é sempre muito tênue.

Processo detalhado, bem descrito e seguro

Vejamos um exemplo que irá ilustrar o caso. Um cliente deseja passar um cartão de uma bandeira pouco usual. Assim ele não é aceito pela adquirente que o varejista está utilizando no TEF naquele momento. Neste caso o TEF não irá funcionar. Teremos que criar um novo roteamento e cadastrar uma adquirente que aceite e valide esta nova bandeira. Para resolver a questão, o operador passa a venda no POS de outra adquirente que está como reserva na loja. Mas o operador não foi treinado e coloca como venda a vista em dinheiro e segue atendendo a fila do caixa. No final do dia, o caixa não fechará, já que os valores da venda do POS e em cartão de crédito gerarão inconformidades. Exemplos como este acontecem o tempo todo. E não só nas vendas mas principalmente nas devoluções, nas trocas, e em toda cadeia de atendimento no varejo.

Portanto, ter um processo detalhado, bem descrito, seguro e que aborde todas as possibilidades é essencial para que, nós profissionais da automação, consigamos dotar o sistema com todos estes recursos necessários e que são vivos no varejo, ou seja, as necessidades são criadas no dia-a-dia e tem que ser sempre monitoradas, construídas e adaptadas em conjunto entre o varejista e seu fornecedor de solução.

Nosso grande desafio é levar aos varejistas as novas ferramentas, que serão importantes para reduzir o custo através da automação. Além disso, conhecimento de processos e rotinas a serem seguidas para o sucesso e alcançar os resultados prometidos. Pois do contrário criaremos uma frustração imensa naqueles que acreditarem que apenas a ferramenta irá resolver todos os problemas.

O sucesso é certo com a ferramenta, processo bem definido e pessoas capazes para operacionalizar e cumprir as promessas.


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