SPED: 4 Dicas de ouro para cumprir as obrigações fiscais das empresas sem stress

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SPED SPED: 4 Dicas de ouro para cumprir as obrigações fiscais das empresas sem stress

Aproveitando um desabafo que recebemos no nosso setor de suporte, a respeito das dificuldades de se manter atualizado, e em dia, com as obrigações fiscais das empresa, escrevo abaixo algumas dicas.

Elas já deram certo em vários clientes que conseguem, com pouco stress, cumprir as intermináveis obrigações fiscais acessórias impostas pelo governo brasileiro.

Mas logo vou avisando: você está no Brasil. Então, já deveria saber que as rotinas fiscais e tributárias são uma verdadeira loucura que toma conta do governo e avança sem tréguas sobre os contribuintes.

E a tendência é piorar. Isto posto, vamos as dicas para tentar minimizar os efeitos e conseguir atender as obrigações fiscais das empresas.

Veja também: Varejista, não caia em ações judiciais: 7 pontos da Lei sobre E-commerce

Como atender as obrigações fiscais das empresas: 5 dicas

Acredito que para uma boa gestão do SPED, e das demais obrigações acessórias como um todo, é necessário termos um roteiro mínimo.

Assim, se você quer saber como gerar o SPED fiscal com tranquilidade, você deve providenciar:

  1. Capacitação da Equipe
  2. Antecipação Preventiva
  3. Correção na Raiz dos Problemas
  4. Evolução e Melhoria.

Agora, vamos falar um pouco mais de cada uma dessas providências para atender as obrigações fiscais de uma empresa:

1) Capacitação da Equipe

Um dos grandes problemas que convivemos nas diversas empresas que temos atendido, é o pouco conhecimento que a maioria dos funcionários possuem sobre o tema.

Esse conhecimento leva a equipe a minimizar os impactos que uma má gestão fiscal pode causar na operação de uma empresa.

Eu costumo dizer sempre: se você ainda não se desesperou com os SPEDs, é porque leu pouco sobre o assunto.

Essa falta de conhecimento, leva, muitas vezes, o cliente a pensar que o software de gestão irá, de maneira mágica, resolver todos os problemas fiscais com que a empresa conviveu nos últimos 05 anos.

E, do dia para noite, todos os problemas serão sanados. Nada mais longe da verdade!

É claro que sem um sistema preparado para gerar as rotinas fiscais e tributárias da empresa, não conseguirá atingir os objetivos de se manter em dia com o fisco.

Mas, além disso, é preciso uma ampla revisão de todos os seus processos comerciais, realizados por profissionais competentes. Uma equipe capacitada para a implantação de uma nova filosofia de trabalho, também é importante.

Sem isso, não se conseguirá cumprir as obrigações fiscais das empresas sem stress ou com pouco stress.

Como a Nérus encara esse problema?

Aqui na Nérus sempre que contratamos alguém para o departamento técnico, nós temos uma sequencia de treinamentos externos que procuram preparar o atendente para entender as questões básicas da gestão de uma pequena empresa do varejo.

Isso vai da contabilidade para não contadores e dos SPEDs, Fiscal e PIS Cofins.

Esses cursos são oferecidos aqui pela Associação Comercial, CDL, Sebrae, Senac, dentre outras entidades. Isso é importante para introduzir o assunto e para que ele entenda o tamanho do desafio que está sendo proposto.

Após estes cursos introdutórios, eles serão capacitados na utilização da ferramenta Nérus, incluindo o programa SPED contábil para geração e emissão do SPED Fiscal, por exemplo.

Esses cursos já estão disponíveis em EAD (ensino a distância). Mas é importante o usuário só fazer o curso na ferramenta após ter conhecimento mais aprofundado do assunto.

O que buscamos, com a devida capacitação da equipe, é que todos entendam os problemas mais comuns que podem ocorrer nas rotinas fiscais e tributárias e as suas causas básicas.

Dessa maneira, procuramos evitar que pequenos assuntos como erros de cadastros, alíquotas indevidas, nota fiscal de entrada com dados errados etc. paralisem a geração dos arquivos e gerem stress.

Assim, só irão recair para os especialistas seniores problemas realmente mais graves e que não são de fácil entendimento para o usuário final.

Veja mais: Nérus EAD pode revolucionar a gestão do seu negócio!

2) Antecipação Preventiva

Após a devida capacitação de sua equipe, ela deverá ter uma ação preventiva. Ou seja, deverá antecipar as obrigações ficais de uma empresa emitindo todos os SPEDs semanalmente.

Assim, todas as segundas-feiras, a equipe fará as emissões relativas a semana anterior e validará estas informações preventivamente, tanto no seu ERP como no software da Receita.

Assim caso haja alguma inconsistência, nós teremos tempo de sobra para trabalhar, e não mais seremos pressionados a arrumar tudo em 24 horas sob o risco de não cumprirmos alguma obrigação.

Leia em nosso blog: Como um ERP pode ajudar no gerenciamento de sua loja

3) Correção na Raiz dos Problemas

Uma vez identificado o erro, a equipe encarregada dos SPEDs deverá agir na raiz do problema.

Um exemplo: se o ERP emitiu uma nota de devolução errada, além de cancelar a nota ou corrigi-la, nós deveremos verificar porque a nota foi emitida errada.

  • Será que temos problemas na parametrização do sistema?
  • Será que a formula de cálculo está errada?
  • Será um bug do sistema?
  • Será um cadastro de item ou o fornecedor que está errado?
  • Será alguma alteração imposta pela receita que ainda não foi devidamente programada ou parametrizada no sistema?

Para cada um desses problemas, temos que endereçar uma solução definitiva. Ou seja, agir na raiz do problema e não somente corrigir o documento errado.

Se você agir assim, evitará que eles gerem outros erros no mês seguinte, exatamente iguais ao gerados neste mês, e assim sucessivamente.

Em outras palavras: você deve parar de enxugar gelo.

4) Evolução e Melhoria

Após todos os passos acima, com certeza você terá mais tempo para repensar as evoluções e as melhorias necessárias, sejam elas nos processos, nas pessoas ou nas ferramentas, pois elas estão em constante evolução.

A Receita Federal emite a todo momento novas instruções, novos layouts, novos campos obrigatórios. E todos nós, prestadores, usuários, contadores, temos de nos reciclar, rever o sistema e melhorá-lo continuamente. Caso contrário, não conseguiremos atender as obrigações fiscais das empresas.

Se fizermos isso juntos, sempre a quatro mãos, nós (desenvolvedores de sistemas) e vocês(usuários dos sistemas), tenho a certeza que os prazos serão cumpridos e o serviço se tornará mais eficaz e mais prazeroso para todos.

Leia mais: A importância do ERP nas empresas e suas 4 vantagens no varejo

O Nérus é um sistema ERP para varejo desenvolvido por profissionais que conhecem profundamente essa área. Por isso, ele tem tudo que você precisa, além de um ótimo custo benefício.

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