Entenda de uma vez por todas o que é projeto de processos

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Você sabe o que é projeto de processo?

Projeto de processos nada mais é que aquele momento em que a empresa precisa planejar os processos necessários para desenvolver um produto ou serviço. Ou então, modificar ou aprimorar processos já existentes. O chamado projeto de melhoria de processos.

Neste post, você vai entender melhor o que é projeto de processos, a importância da gestão de processos e o papel do mapeamento de processos nesse contexto.

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O que é projeto de processo, afinal?

Os projetos de processos podem surgir não somente durante a abertura do negócio, mas também em outros momentos, como:

  • deseja de atender melhor aos consumidores;
  • necessidade de reduzir as despesas,
  • aumentar a lucratividade;
  • atender a mudança nas normas e legislações vigentes.

Em outras palavras, para garantir a entrega de algo de valor, seja clientes externos ou internos, os empreendedores desenvolvem um conjunto de processos e/ ou atividades, que quando executados de forma sistemática e em sequência, conseguem gerar os resultados propostos de maneira consistente.

Quer mais dicas de mapeamento de processos e de sua gestão? Então veja este vídeo da Siteware:

Leia mais: Por que os processos são importantes?

Importância da gestão de processos

Para atingir a esses objetivos, os projetos deverão implantar mudanças, expandir, modernizar, relocar ou diversificar as atividades. Daí a importância de sua gestão adequada.

Em seguida, espera-se que os processos resultantes gerem benefícios como:

  • aumento na qualidade dos produtos ou serviços;
  • menor esforço e perdas;
  • reaproveitamento de recursos;
  • agilidade nas operações (gerando menos espera do consumidor ou de outros setores internos);
  • flexibilidade para lidar com diferentes tipos de produtos ou máquinas;
  • redução de despesas com estoques e atrasos.

Para desenvolver um projeto de processo, sua empresa não precisa reinventar a roda. O primeiro passo é pesquisar os modelos que já existem no mercado. Seja de concorrentes ou de organizações em segmentos similares.

Além disso, também é preciso estudar as normas e padrões técnicos existentes. Pois nesses documentos é possível encontrar informações valiosas para que o mapeamento dos processos para que o projeto seja bem planejado e não tenha muitas alterações durante ou após a execução.

Leia também: Otimização de processos: o que a empresa ganha com essa prática?

Fases de um projeto de melhoria de processos

Agora que você já entendeu o que é projeto de processo, confira suas fases.

Assim como qualquer outro projeto, os projetos de processo devem ser planejados como um conjunto de atividades a serem executadas em um sequência lógica até a obtenção do produto final (nesse caso, um processo).

Planejamento

Uma das principais fases nesse tipo de projeto é planejamento.

Nesse momento é preciso estabelecer os responsáveis e seus níveis hierárquicos, as etapas, os prazos para execução, orçamento e mecanismos de controle.

Além disso, é preciso definir as entradas do projeto. Elas representam os recursos iniciais necessários para a execução do projeto.

Ao final do projeto, estarão suas saídas, que são basicamente a forma como os processos atenderão aos requisitos estabelecidos nas entradas.

Análise crítica

Durante o projeto de processo, também é preciso cumprir a análise crítica. Etapa em que se verifica periodicamente se o planejamento está sendo bem executado. O intuito é identificar possíveis problemas e corrigi-los a tempo.

Durante essa fase, é comum que sejam necessárias alterações no projeto. Ou seja, mudanças no planejamento para corrigir problemas ou aprimorar o produto final.

Não se esqueça de que algumas alterações podem ter impactos sobre outros aspectos do projeto, exigindo um análise criteriosa dos gestores.

Verificação

Ao final do projeto, é preciso ainda fazer a verificação, fase em que pessoas não envolvidas diretamente na execução do projeto como clientes, patrocinadores, diretores ou gestores, buscam garantir que as saídas atenderão aos requisitos de entrada.

Validação

Por último, deve ocorrer ainda a validação, etapa similar à verificação, mas que serve como um aval formal antes da entrada definitiva do processo em operação.

Ficou claro pra você o que é projeto de processo? Então, leia também: Crie processos na sua empresa e aumente os lucros

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