Entenda a importância dos processos nas empresas

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Processos Entenda a importância dos processos nas empresas

Os processos vitais nas empresas de varejo costumam ser a compra de produtos, seu armazenamento e a comercialização nas lojas.

Esses são os processos principais de negócio, que sempre envolvem a produção do produto ou a sua transferência e comercialização para os consumidores, além de assistência pós-venda.

No entanto, outros processos — chamados de apoio — são conduzidos nos bastidores para que a atividade empresarial possa ser realizada com o máximo de eficiência possível.

Neste post você vai entender a importância dos processos nas empresas, além de alguns exemplos e de como fazer o mapeamento de processos organizacionais.

Exemplos de processos de negócios

Um bom exemplo de processo de apoio no varejo é o setor de Recursos Humanos. É ele que deve:

  • garantir o recrutamento e seleção de funcionários e gestores para cargos operacionais, táticos e estratégicos;
  • realizar treinamentos; gerenciar remunerações e benefícios;
  • garantir um bom clima organizacional e muitas outras tarefas.

Mas um único exemplo da importância dos processos nas empresas não basta.

O processo de Finanças, por exemplo, controla de perto as entradas e saídas de dinheiro na empresa, gerenciando o fluxo de caixa, organizando as contas a pagar e receber e desenvolvendo todos os controles financeiros internos e para atendimento à legislação.

Além disso, esse processo também costuma englobar a gestão tributária. Esta, deve garantir os recursos necessários para pagamento dos impostos que incidem sobre a atividade varejista.

Outro exemplo de processo de apoio no varejo é a Tecnologia da Informação. Ela fornece todo o apoio tecnológico necessário aos demais setores, por meio de sistemas e soluções que possibilitam o gerenciamento das tarefas e as vendas nas lojas.

TI a e aimportância dos processos nas empresas

Aqui, é importante lembrar que, em mercados cada vez mais competitivos, os varejistas precisam aproveitar a tecnologia ao máximo. Com isso, podem centralizar a gestão de seus processos e analisar dados. E, assim, ganham um grande diferencial competitivo em relação a seus concorrentes.

Os sistemas de gestão empresarial (ERPs), por exemplo, são ferramentas poderosas para aumentar a produtividade e reduzir as despesas. Isso acontece aproveitando informações geradas em cada processo.

Na verdade, os sistemas de gestão foram construídos levando-se em conta as melhores praticas do mercado no ramo em que se especializaram. Assim, incorporam um leque enorme de processos já traduzidos em códigos.

Por exemplo, podemos citar que com suas funcionalidades, as empresas podem agregar tecnologias como o código de barras e o RFID para automatizar o controle e o manuseio de produtos. Tudo isso dentro de uma metodologia de processos já testadas em outras empresas, tornado toda a atividade do varejo muito mais eficiente, integrada e inteligente.

Quias os processos mais importante para o sue negócio?

Ainda que estejamos falando de processos frequentemente encontrados nas empresas que atuam no varejo, no fim das contas, cabe somente a você e sua equipe identificar os processos principais de negócio e os de apoio.

Afinal, essa classificação deve levar em conta o mercado de atuação, os produtos e serviços comercializados, a forma como a empresa faz negócios, suas estratégias e outros aspectos. O que não sepode deixar de lado, nunca, é a importâncias dos processos nas empresas.

Tanto é verdade que em alguns negócios os processos costumam ter um nível tão elevado de integração que é até difícil distinguir quais deles são os principais de negócio e quais podem ser classificados como apoio.

Tudo isso reforça que todas as atividades empresariais são fundamentais para a execução da estratégia. E, portanto, devem ser planejadas e monitoradas continuamente pelos gestores.

No entanto, para conseguir extrair o melhor que esse conceito administrativo tem a oferecer, é fundamental que a sua empresa adote soluções de TI adequadas. Descubra de vez como uma gestão por processos com apoio da tecnologia também pode fazer maravilhas para o seu negócio! Para isso, nossas soluções podem te ajudar! Entre em contato conosco.

Atualize seus processos e ganhe eficiência

Imagem Blog EAC2 Entenda a importância dos processos nas empresas

Para Johansson et al., processo é:

“um conjunto de atividades ligadas entre si que tomam um ou mais insumos e o(s) transforma(m) para criar um produto. Ele é o verdadeiro pilar da atividade empresarial, reunindo recursos, agregando valor e passando-os adiante como um item já finalizado para anteder uma demanda de mercado.”

Os produtos resultantes dos processos podem ser não somente mercadorias, mas também serviços e até mesmo informação.

É preciso lembrar, ainda, que os resultados dos processos podem ser intencionais – quando se planeja colocá-los no mercado ou consumi-los internamente – ou indesejáveis, como as sobras e resíduos. O que só aumenta a impotância dos processos nas empresas.

Para os negócios que atuam no varejo, a abordagem por processos é indispensável para o sucesso. Começando pelas compras nos fornecedores, passando pelo estoque e chegando à distribuição e exibição no ponto de venda. Por isso, um ciclo de vida ágil e eficiente dos processos é essencial para os empreendedores varejistas que querem disponibilizar produtos para seus clientes sempre nos níveis adequados de quantidade, qualidade e prazo.

Mas, além de todos os processos essenciais que costumam ser implementados no varejo, o segmento também possui processos de apoio que tornam a atividade empresarial possível.

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Crie processos na sua empresa e aumente os lucros

Gerenciar processos é um esforço fundamental para qualquer organização contemporânea. Mas em que consiste um processo, mesmo?

Aqui vai mais uma definição:

“Atividades pré-determinadas que, se realizadas na sequência esperada, alcançarão um objetivo estabelecido.”

Essa abordagem da organização do trabalho pode trazer várias vantagens para um negócio. Em primeiro lugar, os gestores podem identificar gargalos nos processos e, em seguida, reorganizar as tarefas e suas interações para que o trabalho flua de forma mais natural.

Outro benefício é a facilidade para definir responsáveis por cada atividade, descrever funções e responsabilidades, planejar recursos para os processos e estimar o tempo necessário para que cada etapa seja concluída.

Tudo isso contribui para a eficiência operacional no varejo, trazendo vantagens também para o atendimento aos consumidores na linha de frente.

Vale ressaltar, ainda, que os processos bem mapeados ajudam gestores e funcionários a compreenderem o papel que exercem em toda a cadeia de valor. Isso facilita o trabalho coletivo e estimula um melhor desempenho das equipes.

E, dessa forma, contribui para que as operações da empresa ocorram de forma mais eficiente, reduzindo custos e otimizando a entrega de produtos e serviços aos clientes.

Como criar e conseguir a melhoria de processos de uma empresa

Agora que você entendeu a impotância dos processos nas empresas, é hora de aprender a criá-los.

Para criar os processos, primeiro sua empresa precisa mapear todas as tarefas realizadas em cada setor e como elas interagem entre si. Trta-se do chamado mapeamento de processos organizacionais.

Na área de compras, por exemplo, um processo típico se inicia com etapas como a seleção de fornecedores e a tomada de preços. Em seguida, é preciso realizar uma ordem de compra e aguardar o recebimento dos produtos, o que então dá fim ao processo e inicia o processo de estoque, que passa pela identificação, armazenamento e distribuição dos itens para os pontos de venda.

Uma boa dica de mapeamento de processos organizacionais é desenhar os processos em um quadro, utilizando caixas que representam cada fase da operação e setas que indicam o fluxo e a direção das tarefas.

Essa prática ajuda as pessoas a compreenderem o funcionamento das operações e do negócio ainda mais. Além de facilitar a identificação de gargalos e de oportunidades de melhoria pelos gestores.

Não hesite em afixar o desenho de um processo em locais visíveis aos funcionários interessados, como salas de reuniões, escritórios e outras áreas de circulação comum.

Até mesmo os menores negócios de varejo devem compreender que o levantamento de processos e a sua gestão no dia a dia podem se tornar tarefas desafiadoras.

Isso porque o volume de negócios nesse segmento gera uma elevada quantidade de notas fiscais, boletos, ordens de compra, cupons fiscais e outros documentos, o que torna o uso da tecnologia indispensável para organizar e monitorar toda essa movimentação de forma mais ágil e precisa.

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