Entenda o que você precisa para ter sucesso na implantação ERP: sistema integrado de gestão

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Um sistema de gestão empresarial é um forte aliado na otimização de recursos e no aumento da produtividade de uma equipe. Com ele é possível integrar os diversos setores e atividades de uma empresa.

Além disso, reduz o trabalho manual dos funcionários, deixando-os à disposição para que possam atender aos clientes com mais qualidade.

Mas a implantação de um ERP —sistema integrado de gestão, não é algo que se faça da noite para o dia. Um bom planejamento e uma boa pesquisa são necessários para se adquirir um software que atenda às reais necessidades do negócio. Em especial quando se trata do comércio varejista, onde os detalhes são determinantes para o sucesso.

Sabendo o quão importante é saber como escolher um sistema ERP e implantá-lo, produzimos este post.

Nele você vai ver alguns cuidados a serem tomados antes, durante e depois da implantação de um sistema ERP para varejo. Aproveite este conhecimento para acertar de primeira na escolha do seu sistema de gestão empresarial!

Antes de prosseguir, dê uma olhada neste gráfico, criado pelo blog IGTI que mostra uma sugestão de como gerenciar a implantação ERP de um sistema integrado de gestão:

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Veja também: “Excel Resource Planning”: o sistema ERP gratuito que sai muito caro para o varejista!

3 etapas fundamentais para a implantação de um ERP – Sistema Integrado de Gestão

1- Antes de adquirir um ERP

Antes de contratar um ERP para o seu varejo, pesquise os fornecedores que costumam atender ao mesmo tipo de negócio. Isso garante que você contratará uma solução afim com o seu negócio, com recursos e ferramentas que são aderentes às suas necessidades.

Procure conhecer tanto o fornecedor quanto o sistema. Para isso, solicite referências de outros clientes e também uma versão de teste. Assim, você poderea ver se a ferramenta realmente é adequada para a sua necessidade.

Lembre-se que pequenas customizações são sempre necessárias, portanto, verifique o processo no ambiente macro.

Revise seus processos antes de fazer a implantação do sistema ERP no seu varejo. A mudança provocada pela aquisição de uma ferramenta que gera vantagem competitiva deve servir de motor para que as pessoas repensem a maneira com que vêm desenvolvendo o seu trabalho.

Lembre-se que  um dos objetivos que uma empresa tem ao implantar um ERP é integrar áreas e processos.

Por isso, converse com todos:
  • a equipe de vendas;
  • o backoffice;
  • financeiro;
  • gestão de pessoas;
  • contabilidade.

Enfim, todos os envolvidos na implantação ERP de um sistema integrado de gestão e construam juntos processos mais eficazes e fluidos. Eles precisam liberar realmente as pessoas para tarefas mais importantes.

Para que isso ocorra com facilidade, você precisa saber como a sua empresa está em relação aos processos e onde você deseja chegar.

Só assim as pessoas construirão um conhecimento coletivo sobre o que pode ser melhorado. Uma grande dica é aproveitar a troca do sistema ERP e juntamente com o fornecedor trabalhar em todos os processos centrais do negócio a quatro mãos.

Em geral, empresas de ERP já possuem o mapeamento dos processos mais comuns utilizados pelo varejo. E esse conhecimento em ERP é uma importante fonte de consulta. Afinal, estão presentes em vários varejistas e sabem o que funciona e o que não funciona no dia a dia dos negócios.

 Tecnologia e infraestrutura durante a implantação ERP – Sistema Integrado de Gestão

Se você quer saber mais sobre como escolher um sistema ERP, é Importante avaliar também toda a pilha tecnológica que o ERP vai utilizar. Saber quanto irá custar a infraestrutura necessária para que a aplicação rode a contento.

Ou seja, é essencial verificar:

  • os sistemas operacionais que são suportados;
  • os bancos de dados que podem ser utilizados;
  • o tipo de conectividade que irá ser necessária;
  • o volume de tráfico de dados entre a estação e o servidor.

E mais uma serie de outras questões que devem ser entendidas e mapeadas antes da decisão.

O importante aqui é ser assessorado por alguma consultoria de TI que, por exemplo, poderá lhe ajudar a optar por tecnologias não proprietárias que não necessitem de licenças de uso para serem utilizados.

Isso irá reduzir em muito o custo da infraestrutura, e consequentemente o TCO (Custo Total de Propriedade).

Leia também: Como o TCO pode revelar qual a melhor alternativa

Outra questão a ser considerada é que o custo do ERP não deve ser o principal quesito norteador da sua escolha.

É melhor pagar mais caro por uma solução completa do que adquirir um software que manterá os controles avulsos em atividade.

Lembre-se que o ERP tem uma vida útil dentro das empresas de 08 anos em média. Portanto é uma decisão que deve ser bem planejada.

2- Durante a implantação do ERP

A implantação do ERP pode levar de semanas a meses. Isso depende do grau de complexidade do projeto e também da necessidade da empresa.

Como no varejo existe uma alta rotatividade de funcionários, mantenha a comunicação interna bem ajustada e funcionando a todo vapor.

Isso visa deixar todos tranquilos com relação às mudanças pronunciadas. Um bom método é deixar tudo documentado através de uma boa  gestão de projetos,

Dar treinamento no varejo e nas funcionalidades do ERP aos funcionários que lidarão com a ferramenta diariamente é outra providência a ser tomada durante a implantação do ERP.

A empresa que fornece a solução deve capacitar todos os funcionários e fornecer um manual de operacionalização do sistema. Contratar um suporte, mesmo que online, durante os primeiros meses também contribuirá para que as pessoas se sintam mais seguras em migrar de plataforma.

Confira em nosso blog: Como um ERP pode ajudar no gerenciamento de sua loja

3- Depois da implantação do ERP

Finalizada a implantação, é hora de colocar todo mundo para trabalhar de verdade. Contudo, não esqueça de fornecer treinamentos periódicos para quem entrar depois da implantação da ferramenta. Além disso, é preciso manter os conhecimentos dos funcionários mais antigos vivos em suas memórias.

Uma boa maneira de fazer isso sem aumentar os custos é estabelecer um contrato com a empresa que fornece a solução. Ela pode ministrar esses treinamentos à distância, pois são eliminados gastos de transporte, alimentação e ausência do funcionário da empresa. Sem comprometer, assim, a qualidade do treinamento.

Algumas boas maneiras de saber como está a continuidade do seu investimento são:

  • monitorar a utilização do software;
  • fazer pesquisas de satisfação;
  • verificar com frequência se existem controles externos ao ERP.

Ao longo do tempo as pessoas vão perdendo o hábito de alguns procedimentos. Por isso, é necessário estar constantemente relembrando da importância de se seguir os processos à risca.

Saiba mais: O que é ERP e como saber se é hora de investir nesse software para sua empresa

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