A importância do setor de compras: abastecer a empresa e garantir baixo custo e alta qualidade

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Pois é, ao contrário do que muitos pensam, a importância do setor de compras é muito grande para qualquer negócio.

Sabe aquele relatório que você acabou de imprimir? Se não fosse pelos esforços do departamento de compras de sua empresa, talvez não houvesse papel, tinta na impressora, ou mesmo impressoras ou computadores disponíveis e funcionando.

Isso sem falar nos custos desses materiais e suprimentos. Porque se as compras forem feitas assim, sem cuidado e sem pesquisa, talvez as despesas com suprimentos e equipamentos se tornem excessivas, diminuindo a lucratividade do negócio.

E no segmento de varejo a importância do setor de compras é ainda maior. Já imaginou não ter mercadorias para vender em estoque? Ou ter uma margem de lucro reduzida porque o departamento de compras da empresa está negociando mal as formas de pagamento e o valor das mercadorias adquiridas?

Neste post, você vai entender melhor o que é o setor de compras, suas principais responsabilidades e como fazer a correta gestão de compras de um negócio.

Leia também: Webinar open to by: como organizar as compras de uma empresa – segredos revelados!

O que é e qual a importância do setor de compras, afinal?

O que é o setor de compras?

É o setor responsável por abastecer a empresa com tudo que ela precisa.

Desde o cafezinho até um ativo sofisticado (um bem de produção como uma impressora industrial, por exemplo), passando pela frota de veículos, os softwares usados pela empresa e até o papel toalha dos banheiros precisam ser adquiridos por alguém.

Esse trabalho não pode ser feito sem o devido mapeamento do passo a passo desse processo de compra, para que seja realizado seguindo os procedimentos adequados e, além disso, seja auditável com facilidade, se necessário.

Dentre as atribuições do departamento de compras de uma empresa, podemos destacar:

  • Selecionar e cadastrar fornecedores, levando em conta qualidade, preço, confiabilidade na entrega e nível da assistência técnica oferecida
  • Receber e organizar os pedidos de compras de diversas áreas da empresa, seja da produção, vendas, manutenção ou para suprimentos
  • Fazer cotações e orçamentos e submeter àqueles que fizeram os pedidos de compra
  • Negociar com os fornecedores em busca de melhores preços, prazos de entrega e condições de pagamento
  • Emitir as ordens de compra aprovadas
  • Manter os estoques da empresa abastecidos
  • Zelar pela correta emissão dos documentos fiscais, com auxílio da área contábil da empresa

Diante dessa lista, fica clara a importância do setor de compras.

Vamos analisar com mais cuidados algumas dessas atribuições?

Antes disso, confira este exemplo de um fluxograma de processo de compras de uma empresa, criado pela HEFLO:

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Seleção de fornecedores

Você deve conhecer um caso famoso, amplamente divulgado na mídia, sobre os problemas enfrentados pela loja de roupas Zara.

Além de multas, sofreu danos à imagem de sua marca porque havia, dentre seus fornecedores, uma empresa que desrespeitava de forma muito grave os direitos trabalhistas de seus empregados

Mais um ponto que mostra a importância do departamento de compras para uma empresa.

Assim, além de procurar qualidade, bom preço e condições de pagamento, capacidade de produção e confiabilidade na entrega, o departamento de compras de uma empresa também deve ficar atento à idoneidade do fornecedor.

E isso envolve questões trabalhistas, fiscais e ambientais.

Portanto, uma boa gestão de compras envolve uma qualificação apurada dos fornecedores. É preciso exigir documentos referentes à situação jurídica da empresa, CNPJ, alvarás de funcionamento, licenças ambientais, entre outros.

Veja em nosso blog: Você vende o que compra, ou compra o que vende? Aprenda como planejar um estoque

Negociação

Negociar é uma arte.

E cabe ao comprador fazer o possível para que a empresa consiga de seus fornecedores uma proposta que atenda de forma satisfatória as necessidades de ambos.

Mas toda negociação deve seguir regras.

“Espremer” fornecedores para conseguir vantagens abusivas é uma prática do passado. Lembre-se que se seu fornecedor quebrar você terá que recorrer a uma fonte alternativa, nem sempre a melhor.

Mesmo em um mercado saturado de fornecedores, sempre há aqueles que oferecem um serviço ou produto melhor.

Por isso, a negociação deve ser do tipo ganha-ganha. Nesse caso, sempre que uma parte faz uma concessão, a outra deve retribuir na mesma moeda, até chegarem a um acordo viável e satisfatório para ambos.

Confira este infográfico do Agendor que mostra que a arte de negociar começa muita antes de se sentar à mesa (puxar o telefone ou fazer uma videoconferência) e iniciar a troca de concessões. A preparação é fundamental!

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Manter a empresa abastecida

Vendas, produção (em empresas que têm essa área), estoque, manutenção e até o almoxarifado precisam estar em contato direto com o departamento de compras de uma empresa.

Informações precisas são fundamentais para que a gestão de compras aconteça de forma eficiente.

Mas já pensou receber dezenas de e-mails todo dia com solicitações de compra das mais diversas áreas do negócio?

É por isso que a tecnologia no varejo, ou na área em que sua empresa atua, precisa ser usada para que essa troca de informações seja mais assertiva.

Um ERP é um software que integra todas as áreas do negócio. Dessa forma, permite não apenas que o departamento de compras tenha as informações que precisa em tempo real, mas auxilia todos os setores do negócio a gerenciar suas atividades de forma mais ágil e objetiva, trazendo excelentes resultados.

Quer mais algumas dicas sobre a importância do setor de compras de uma empresa? Então, confira este vídeo do SEBRAE:

Veja mais: O que é ERP e como saber se é hora de investir nesse software para sua empresa

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